Đàm phán là một kĩ năng cần thiết trong cuộc sống hiện nay, khi bạn cần trao đổi với ai đó, thuyết phục họ về một vấn đề nào đó…đó chính là đàm phán. Chúng ta thường sử dụng kĩ năng này rất nhiều trong cuộc sống, trong công việc và trong các mối quan hệ xã hội. Tuy nhiên, đại đa số chúng ta thường đàm phán theo bản năng, nghĩ sao làm vậy nên đôi khi cuộc đàm phán không như ý, dẫn đến thất bại. Dưới đây là một số gợi ý mà chúng ta có thể áp dụng ngay và luôn.
1. Thu thập dữ liệu về đối phương
Phải hiểu thật rõ về người mà chúng ta đang định trò chuyện hoặc thương thảo. Càng tỉ mỉ, càng chi tiết càng tốt. Cách tốt nhất đó chính là thu thập những dữ liệu của người này trước khi chốt lịch gặp gỡ họ.
Họ là ai? họ đang làm công việc gì? Họ có sở thích đặc biệt nào không? Họ nổi tiếng là một người như thế nào? khó tính, khó ưa, cực kì nghiêm khắc? hay rất dễ tính, nhiệt huyết và vui vẻ? Bạn càng hiểu biết chi tiết về họ, bạn sẽ càng có nhiều câu chuyện để chia sẻ với họ. Và khi đó bạn sẽ dễ dàng kết nối với họ hơn.
Tiếp theo, mục đích của bạn với người kia là gì? Để thuyết phục họ mua hàng, đầu tư vào sản phẩm của bạn hay trở thành đối tác của bạn? Mục đích này sẽ giúp bạn chuẩn bị những thông tin quan trọng và cần thiết để trao đổi, thuyết phục họ.
Mình ví dụ, ngày mình đi làm được giao cho việc chăm sóc một khách hàng vip, chú cực kì khó gần, lại nổi tiếng là một người kỷ luật. Vậy nên trước mình có rất nhiều bạn ra trò chuyện, kết nối nhưng bất thành. Mình thu thập dữ liệu cần thiết về chú như chú thường đi tập vào buổi chiều, trước khi tập luyện bao giờ chú cũng thường đạp xe khởi động. Đó là thời gian vàng để mình có thể tiếp cận và trò chuyện với chú. Vì chú là người khó tính, có nguyên tắc và không tiếp xúc với người lạ nên mình phải hiện diện dần dần. Mình thường chào hỏi mỗi khi chú đến và chú về. Dần dần chú bắt đầu quen với sự xuất hiện của mình. Tiếp đó mình mới đến để bắt đầu tiếp cận, trò chuyện cùng chú. Mục đích ban đầu của cuộc trò chuyện chỉ đơn thuần là chăm sóc và tạo ra những trải nghiệm khách hàng tại nơi mình làm việc thôi. Tuy nhiên mục đích sâu xa mình cần đảm nhận đó chính là giữ chân chú ở lại lâu hơn với công ty mình bằng việc gia hạn thẻ tập.
2. Đàm phán win – win
Mình không thích dùng từ chiến thuật cho lắm vì quan điểm của mình luôn là đôi bên cùng có lợi. Nếu cuộc đàm phán nghiêng quá nhiều về một bên thì mối quan hệ đó trước sau cũng tan vỡ. Vậy nên mình thường chú trọng nhiều hơn đến lợi ích song phương.
Mình dành thời gian để cân nhắc về những lợi ích, giá trị mà mình có thể đem lại cho đối phương. Với cuộc đàm phán, giao dịch này họ sẽ được hưởng những lợi ích gì? Có chương trình nào đặc biệt cho họ trong thời điểm này không? Nếu có thì đó là chương trình gì? Nó có ý nghĩa như thế nào? Hãy viết ra càng cụ thể, càng chi tiết càng tốt.
Sau khi bạn đã thông suốt, hãy hẹn gặp đối phương. Nếu họ là người bận rộn hãy nhắn tin hỏi ý kiến họ trước, “tôi có thể trao đổi nhanh với anh trong 3 phút được không, nếu được tôi sẽ gọi luôn”. Và khi họ đồng ý, bạn hãy đi thẳng vào vấn đề, chốt lịch hẹn gặp một cách chủ động. Quan trọng nhất là chia sẻ với họ lợi ích mà họ sẽ nhận được để đối phương cân nhắc việc gặp gỡ và trao đổi với bạn. Bạn có thể không cần nói tỉ mỉ nhưng phải đủ để gây ấn tượng với họ.
Và khi họ đã đồng ý gặp bạn rồi, hãy chuẩn bị thật tốt mọi mặt để cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi. Khi gặp gỡ trao đổi với họ bạn đừng ngay lập tức vào đề luôn. Hãy kết nối với họ trước, kết nối với bằng ngôn ngữ cơ thể, hoặc chủ đề nào mà họ yêu thích trước.
– Ngôn ngữ cơ thể: Bạn có thể bắt trước tư thế ngồi, nét mặt, cử chỉ điệu bộ của họ…hãy khéo léo chứ đừng làm một cách rập khuôn. Việc bắt trước này sẽ tạo ra sự đồng điệu giữa bạn và họ.
– Hãy bắt đầu từ việc kết nối: Hãy hỏi thăm họ, có thể về công việc, cuộc sống, thói quen ăn uống hoặc một sở thích đặc biệt nào đó có họ nếu bạn biết. Bắt đầu từ đó rồi mới kết nối tới chủ đề chính trong cuộc trò chuyện của bạn. Khi họ hứng khởi, vui vẻ, thích thú, mọi chuyện sẽ trở nên thuận lợi hơn rất nhiều.
– Đừng nói khi họ khoanh tay lại và ngả người ra phía sau: bởi khi đó họ đã hết kiên nhẫn hoặc quả thực không muốn nghe bạn nói nữa. Hãy chú ý về ngôn ngữ cơ thể của họ, nếu họ không muốn lắng nghe, hãy đặt câu hỏi cho họ để xem có điều gì bạn nói khiến họ chưa thấy phù hợp không? Khi họ chia sẻ bạn sẽ hiểu được vấn đề mà có cách xử lý.
– Cuối cùng, đưa ra những lợi ích mà họ nhận được. Họ sẽ có sự phản hồi lại với bạn, qua đó bạn sẽ đưa ra những thông tin đắt giá mà bạn đã phân tích trước đó. Nếu bỏ qua cơ hội này họ sẽ được gì, mất gì, có phải chịu những tổn thất nào hay không? Nếu đưa được ra những con số cụ thể thì càng tốt.
Mình tin rằng kĩ năng đàm phán cũng giống như bất cứ kĩ năng nào, nếu muốn làm chủ nó chúng ta cần phải học hỏi và thực hành thật nhiều. Bạn có thể tham khảo cuốn sách “tâm lý học đàm phán” của Doãn Húc Thăng, cuốn sách viết khá hay với nhiều câu chuyện thực tế sẽ giúp bạn có nhiều kiến thức hơn về chủ đề này.
Lê Nghĩa, ngày 07.06.2022
