Hôm qua có một bạn nhắn tin cho mình hỏi về việc quản lý thời gian, bạn ấy dù đã đọc rất nhiều sách nhưng vẫn không thể nào quản lý thời gian tối ưu được. Lý do vì công việc của bạn ấy khá đặc thù, thường xuyên phải phụ thuộc vào khách hàng. Khi khách hàng cần là bạn ấy phải có mặt nếu không thì sẽ đánh mất khách hàng và ảnh hưởng tới năng suất làm việc. Mình hỏi bạn ấy, vậy thì có lẽ bạn đang là người dẫn đầu trong doanh nghiệp của bạn phải không? Bạn nói không, bạn ấy chỉ đủ để duy trì công việc mà thôi. Vậy tại sao lượng thời gian bạn ấy dùng ngang với một nhân viên xuất sắc top 1 nhưng năng suất lại không tốt. Ở phạm vi bài này mình sẽ chia sẻ và làm rõ về việc quản lý thời gian trước, còn câu chuyện về năng suất mình sẽ chia sẻ ở bài tới cho cả nhà nhé.
Khi tìm hiểu về kỹ năng quản lý thời gian của bạn ấy thì mình thấy có mấy vấn đề ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất làm việc của bạn ấy như:
1. Bị động
Bạn ấy thường chờ khách gọi tới chứ ít khi gọi cho khách hàng trước để cân đối thời gian, phần vì sợ bị từ chối, phần vì kỹ năng giao tiếp và trình bày chưa tốt. Thế nên luôn ngồi làm việc khác và chờ điện thoại khách hàng gọi tới. Đây là lý do vì sao bạn ấy dường như dành hơn 12 giờ đồng hồ cho việc cầm điện thoại, chờ đợi khách hàng mà năng suất chỉ đạt ở mức trung bình, nếu không nói là yếu kém.
Chia sẻ của mình: Dành thời gian để trò chuyện và thiết lập cuộc hẹn với khách hàng, nếu chưa phải là nhân viên top đầu, bạn sẽ chưa được quyền lựa chọn khách hàng mà bạn sẽ phục vụ. Vậy nên hãy đẩy mạnh những con số, gọi thật nhiều cuộc điện thoại, khi gọi điện kỹ năng của bạn sẽ được tăng lên một level mới. Đừng sợ lời từ chối, bao giờ nó cũng có những con số xác suất rất thú vị mà bạn sẽ từ tìm ra cho bản thân. Chẳng hạn:
Gọi 60 cuộc, chấp nhận yêu cầu 10 cuộc, chốt thành công 1 cuộc -> đó là thành công.
Muốn thành công hơn nữa thì bạn cần tăng con số kia lên nhiều hơn. Bí quyết ấy đơn giản lắm, bắt tay vào làm từ hôm nay. Nếu chưa biết phải gọi thế nào, bắt đầu từ đâu, hãy quan sát người làm việc giỏi nhất công ty của bạn. Hãy xem anh ta làm thế nào, gọi điện ra sao, giọng điệu, cử chỉ, ngôn từ, cách thức anh ta đối diện với lời từ chối. Chịu khó quan sát, học hỏi, bạn sẽ tiến bộ rất rất nhanh. Điều quan trọng ở đây là HÃY CHỦ ĐỘNG trong mọi việc.
2. Thiếu mục tiêu
Khi mình hỏi mục tiêu của bạn trong tháng này là có được bao nhiêu khách hàng? Doanh số bạn hướng đến là bao nhiêu? Bạn ấy bảo chỉ cần đủ để không bị nghỉ việc là ok. Đó cũng chính là lý do khiến bạn mãi nằm ở top cuối chứ không phải top đầu. Tại sao cũng mất một lượng thời gian như thế, đàng nào cũng phải nỗ lực, phải dấn thân, sao không phấn đấu làm người xuất sắc nhất.
Ngày đi học vì luôn đặt mục tiêu là phải được 10 điểm các môn, nên dù không được 10 điểm thì bao giờ mình cũng được 8,5 – 9 điểm. Đó chính là sức mạnh của mục tiêu. Mục tiêu của bạn càng lớn, càng đủ thử thách thì bạn càng được truyền cảm hứng để nỗ lực và cố gắng nhiều hơn. Nếu mục tiêu trở thành người đứng đầu, tâm thế, con người và cách làm việc của bạn cũng sẽ khác hoàn toàn trước đây. Cuối tháng kể bạn không đứng đầu về mặt doanh thu thì bạn cũng sẽ bỏ xa chính mình của tháng trước. Vậy nên luôn cần có MỤC TIÊU trong cuộc sống và công việc.
3. Kỹ năng quản lý thời gian chưa tốt
Bạn ấy thường xuyên cảm thấy có lỗi với con vì không có thời gian cho con, thế nhưng những lúc bên con lại lo lắng về công việc, cuối tháng rồi mà chỉ tiêu vẫn chưa hoàn thành. Thế nên nó tạo ra một vòng luẩn quẩn.
Chia sẻ của mình: Thực hiện đúng những bước sau đây, chắc chắn bạn sẽ quản lý được thời gian của mình.
Thứ nhất: bỏ qua những thứ không quan trọng
Tất cả những thứ gây sao nhãng cho bạn như lướt web, tán gẫu với bạn bè, cà phê không chủ đích…HÃY BỎ QUA. Chỉ làm những việc quan trọng với bạn ở thời điểm này, học cách phân biệt giữa việc quan trọng và việc không quan trọng, đừng biến những việc không quan trọng thành quan trọng.
Thứ hai có kế hoạch cho một ngày làm việc
Hoặc bạn làm chủ kế hoạch hoặc kế hoạch làm chủ cuộc đời bạn. Hôm nay bạn sẽ làm những công việc gì, đâu là những việc quan trọng mà bạn cần ưu tiên triển khai, hãy đưa nó vào lịch trình. Thông thường là từ 3 cho đến 5 việc. Đảm bảo rằng những việc đó nằm trong bản kế hoạch của bạn hôm nay và từng bước ưu tiên triển khai nó.
Thứ ba học cách nói KHÔNG
Bạn chia sẻ là tính của bạn khá cả nể, mọi người mà rủ đi cà phê ngày mưa hay đi chơi là cũng đi luôn. Vậy nên thường bỏ lỡ khá nhiều khách hàng cho tính cả nể đó. Mình hỏi bạn nếu đã biết sai ở đó thì sao không sửa, học cách nói KHÔNG với những thứ không cần thiết là vô cùng quan trọng trong thời đại ngày nay. Buộc phải tốt nghiệp nó và vượt qua nếu không bạn sẽ còn lặp lại mãi bài học này.
Thứ tư đó chính là làm ra làm, chơi ra chơi
Khi ở cơ quan bạn hãy dành toàn bộ thời gian, tâm trí của mình cho khách hàng, cho công việc, còn khi về nhà thì tâm trí ấy bạn phải dành cho gia đình. Đừng lẫn lộn, lẫn lộn chỉ tạo nên sự mỏi mệt và kiệt quệ cho cả hai. Ngoài ra mình cũng chọn 6,1 tức là 6 ngày làm việc hết mình và 1 ngày được nghỉ ngơi bên gia đình, được làm những thứ mình thích. Đó cũng chính là thời điểm giúp mình tái tạo lại được năng lượng. Học viên của mình thường xuyên được nghỉ cuối tuần là vì điểm này.
Cuối cùng đánh giá công việc
Phép màu chỉ diễn ra vào cuối ngày hoặc cuối tuần, để sang ngày hôm sau thì phép màu đã biến mất. Dành thời gian ít nhất 10 phút cuối ngày để ghi ra những gì bạn học được, làm được, suy ngẫm được trong ngày hôm nay. Mình thường viết nhật ký vào buổi tối để ghi lại những thứ mình làm được trong một ngày, đồng thời mình cũng viết ra những cảm nhận của mình trong ngày đó. Điều gì khiến mình vui, có động lực, điều gì mình cảm thấy hối hận, cần rút kinh nghiệm cho lần sau. Đó chính là cách thông minh nhất để học hỏi từ tiến trình của bản thân.
Chúng ta thay đổi thì mọi thứ sẽ thay đổi theo, đừng ước mọi thứ dễ dàng hơn hãy ước mình có nhiều kỹ năng hơn. Đừng ước mọi thứ ít thử thách hơn, hãy ước mình trở nên thông thái hơn. Và để thực hiện điều ước ấy chính bạn phải luôn nỗ lực và cố gắng mỗi ngày!
Lê Nghĩa
21/10/2022
