Để quản lý thời gian hiệu quả chúng ta có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau như notion, obsidian, google Calender. Ngoài ra chúng ta cũng có thể sử dụng một cách khác rất đơn giản, nhưng lại vô cùng hiệu quả, đó chính là sổ tay. Bạn chỉ cần có một cuốn sổ tay để bắt đầu hành trình quản lý thời gian của mình. Trong bài này mình sẽ chia sẻ đến bạn các phương pháp để bạn có thể tạo ra một cuốn sổ tay quản lý thời gian hiệu quả cho riêng mình.
1. MỖI NGÀY MỘT TRANG
Nếu cuốn sổ tay của bạn không có thời gian biểu, bạn hãy áp dụng phương pháp này. Cố gắng ghi chép một cách cô đọng, vắn tắt tất cả các nhiệm vụ vào một trang giấy. Đối với mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành, bạn hãy đánh dấu 
. Đặc điểm của phương pháp này là đơn giản, tiện lợi và tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Rất phù hợp với những bạn đã đi làm lâu năm, đã thuộc lòng những nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày.
2. CHIA THÀNH HAI CỘT
Hằng ngày bạn thường có rất nhiều việc cần hoàn thành, khi thực hiện những công việc khác nhau thì những yếu tố liên quan cũng khác nhau như về phương pháp, mục đích, hoặc những nguồn lực bạn cần sử dụng để hoàn thành. Vì thế trong sổ tay của mình bạn có thể chia ra làm hai cột là “NHIỆM VỤ” và “MỤC ĐÍCH”. Trọng tâm của phương pháp này là nhắc nhở bản thân hiểu rõ mục đích, từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Mình ví dụ hôm nay bạn cần đi gặp đối tác để đàm phán về việc thuê mặt bằng cho dự án cà phê sách sắp tới. Theo phương pháp này thì trong sổ của bạn sẽ ghi là
MỤC ĐÍCH: Đàm phán hợp đồng thuê mặt bằng dài hạn cho dự án cà phê sách.
3. GHI CHÉP THEO BA BƯỚC
Thường thì mỗi nhiệm vụ sẽ trải qua ba bước, đó là “HÀNH ĐỘNG”, “KẾT QUẢ”, “CẢI THIỆN”. Phương pháp ba bước được ghi chép sau khi kết thúc một ngày, giúp bạn tiến hành tổng kết, đánh giá tiến trình công việc của mình. Cách làm này sẽ giúp bạn nhìn được tiến độ công việc đang triển khai, đồng thời cũng cho bạn thấy rõ điều này chưa ổn, cần cải thiện để nâng cao năng suất làm việc. Nhờ đó kỹ năng làm việc của bạn sẽ được phát triển vượt trội theo thời gian. Mình sẽ lấy một ví dụ để các bạn dễ hình dung, bạn là huấn luyện viên thể hình. Bạn đang gặp gỡ, trò chuyện với khách hàng để tư vấn cho họ về chương trình luyện tập chuyên sâu 1:1.
Phương pháp này thường áp dụng cho các công việc có độ khó và phức tạp nhất định.
4. ĐỂ DƯ THỜI GIAN CHO TỪNG CÔNG VIỆC
Khi phân bố thời gian cho từng nhiệm vụ, bạn hãy hào phóng một chút, nghĩa là dành ra cho bản thân chút thời gian để chuẩn bị cho từng đầu việc, rồi ghi chép khoảng thời gian đó vào sổ tay. Mình ví dụ để đăng tải một nhiệm vụ như thế này lên cho học viên mình cần ba mươi phút để lên nội dung, soạn thảo văn bản. Nhưng trước đó mình lại cần thêm 10 phút để chuẩn bị tài liệu liên quan, hoặc làm hình ảnh trên canva. Mình sẽ phải ghi cả 10 phút này vào trong sổ tay làm việc, nâng tổng thời gian lê 40 phút chứ không phải là 30 phút. Cách này sẽ giúp mình tránh được tình trạng quá giờ, gây rối loạn, ảnh hưởng đến kế hoạch đề ra.
5. CHÚ THÍCH TIẾN TRÌNH VÀ THỜI GIAN CỦA TỪNG NHIỆM VỤ
Nhiều người có thói quen ghi vào sổ tay công việc hiện tại, nhưng ít khi dành thời gian để tổng kết lại kết quả công việc mang tính giai đoạn trước đó. Trên thực tế, có rất nhiều công việc không phải ngày một ngày hai, mà nó là cả một quá trình, được chia thành nhiều giai đoạn. Mình ví dụ ngày xưa khi mình làm khoá kid thuyết trình, mình đã phải chia làm nhiều giai đoạn khác nhau. Giai đoạn lên giáo án, giai đoạn triển khai quay bài, giai đoạn tuyển sinh, cuối cùng là giai đoạn dạy học. Lên giáo án mình làm từ khoảng 1 tháng trước khi khoá học diễn ra, sau đó mất thêm 2 tuần nữa để chỉnh sửa vì trong quá trình thực hiện mình nghĩ được thêm nhiều ý tưởng mới. Tiếp đó mình sẽ quay bài vào đầu tháng 5. Tuyển sinh giữa tháng 5 và bắt đầu dạy học sau đó. Như vậy trong mỗi giai đoạn, mình sẽ ghi kết quả mình đã làm được nhưng cần ghi chú đầy đủ cả một tiến trình, tức thời gian hoàn thành các công đoạn trước đó. Như thế, mình có thể dễ đàng hiểu được mức độ cấp bách của công việc trong thời gian ngắn nhất, kiểm soát được tiến độ chung, đồng thời có ích cho việc tổng kết kinh nghiệm và tối ưu hoá tiến trình. Kinh nghiệm này mình sẽ giúp mình rất nhiều ở khoá học kid năm sau nói riêng và các khoá học khác nói chung. Còn cuốn sổ tay phát huy tác dụng theo dõi thời gian của mình.
6. SỬ DỤNG NHÃN DÁN
Mình cũng mới bắt đầu sử dụng thêm công cụ hữu ích này gần đây và thấy nó vô cùng tiện lợi bởi chúng giúp mình đánh dấu những nhiệm vụ quan trọng đồng thời tăng thêm diện tích vốn hữu hạn trong cuốn sổ tay, nhờ thế bạn có thể ghi chép nội dung một cách cụ thể, chi tiết hơn. Với những sự thay đổi hoặc cuộc hẹn ngoài giờ dự kiến, chúng ta cũng có thể dùng nhãn dán vào sổ tay để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Vì vậy, có thể nói cùng với sổ ray đây là một cách thức ghi chép vô cùng hiệu quả.
Mình ví dụ hôm nay mình có hẹn trò chuyện với ba người bạn:
Phương Thảo: định hướng trực tiếp về vấn đề mà bạn ấy đang gặp phải. Nguyễn Loan: bàn về dự án ôn thi IELTS sắp tới. Mai Anh: bàn về dự án học tập trên cộng đồng đang cần triển khai. Mình sẽ tiến hành phân tích trong sổ tay:
Tuy nhiên trong khi định trò chuyện với Mai Anh thì Mai Anh lại có cuộc họp gấp ở cơ quan nên mình sẽ điều chỉnh thời gian gặp gỡ với Phương Thảo lên trên. Bởi đã ghi chú trong sổ nên khó thay đổi, lúc này dùng giấy note ghi lên trên mình rất dễ điều chỉnh lại lịch đã có sẵn trong sổ.
