KỸ NĂNG PHẢN HỒI HIỆU QUẢ

Đây là nội dung mở rộng mà mình đã đồng hành cùng các bạn sinh viên ở tuần trước. Kỹ năng phản hồi là một trong những kỹ năng quan trọng hàng đầu, đặc biệt là trong thời đại ngày nay, thời đại của sự kết nối và cộng hưởng. Bởi chẳng ai có thể thành công một mình, càng giúp được nhiều người thành công thì ta sẽ càng thành công. Phản hồi thực chất là một kỹ thuật giao tiếp, giúp chúng ta thiết lập, xây dựng và phát triển những mối quan hệ chất lượng trong cả công việc lẫn cuộc sống. Mình rất thích một câu nói của thiền sư Thích Nhất Hạnh. “Bạn có thể trở thành nạn nhân của thành công, nhưng bạn không bao giờ là nạn nhân của hạnh phúc.” Và để hạnh phúc thì việc tiên quyết là những mối quan hệ của bạn phải đủ đầy và ngập tràn yêu thương. Muốn vậy, bạn hãy bắt đầu với những chìa khoá sau đây:

1 Sử dụng cửa sổ Johari

Ô cửa sổ này được thiết lập dựa trên: điều bạn biết, điều bạn không biết, điều người khác biết và điều người khác không biết. Điều bạn biết và người khác biết ta gọi là Ô MỞ: ô này định vị những gì mà bạn muốn người khác thấy và họ cũng nhìn nhận bạn dưới góc độ đó. Mình gọi là định vị đúng. Điều bạn không biết nhưng người khác biết, ta gọi là Ô MÙ: đây là những điều ta không rõ về bản thân nhưng những người khác thì nhìn ra. Việc của ta là lắng nghe để có thêm những góc nhìn mới cho hành trình phát triển và hoàn thiện bản thân. Điều bạn biết nhưng người khác không biết, ta gọi là Ô ẨN: đây là những thứ về bản thân mà chỉ có mình bạn biết, nếu muốn người khác thấu hiểu bạn phải bộc bạch, chia sẻ. Cuối cùng là điều bạn không biết và người khác cũng không biết, ta gọi là Ô ĐÓNG. Ô này ta phải chủ động khám phá, nhất là khi ta nghe được một cao nhân hoặc có một tấm bản đồ nào đó chỉ điểm cho. Muốn kiểm chứng nó không còn cách nào khác là phải khám phá và tự trải nghiệm.

2 Phân loại phản hồi

Có hai loại phản hồi là phản hồi tích cực và phản hồi mang tính xây dựng. Trong đó phản hồi tích cực là việc ghi nhận, khen ngợi để người đó tiếp tục phát huy và làm tốt hơn những lần sau. Để ghi nhận hiệu quả chúng ta cần nói một cách cụ thể, rõ ràng vì những gì họ đã làm được chứ không tâng bốc theo hướng xu nịnh. Phần này chúng ta không chỉ áp dụng cho các mối quan hệ như đồng nghiệp, anh chị em, người bạn đời mà còn rất hiệu quả trong quá trình nuôi dạy và đồng hành cùng con. Bé con càng được ghi nhận bao nhiêu thì sẽ càng nỗ lực và cố gắng bấy nhiêu. Hãy cứ tự ngẫm từ bản thân chúng ta, khi được ai đó khen ngợi, ghi nhận về những gì mà mình đã làm tốt chúng ta sẽ luôn nỗ lực và cố gắng trong những lần sau đó. Vì vậy hãy liên tục phản hồi tích cực để truyền cảm hứng cho những người xung quanh bạn. Giúp họ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của bản thân và tạo nên những thành tựu tuyệt vời mai này.

Thứ hai đó là phản hồi mang tính xây dựng. Trong đó được chia làm hai loại, loại phản hồi mang tính xây dựng và loại phản hồi không mang tính xây dựng. Nếu phản hồi mang tính xây dựng, tập trung vào việc mô tả hành động chứ không phỏng đoán về động cơ, thái độ hay nhân cách của người đang được phản hồi thì phản hồi không mang tính xây dựng tập trung vào việc phán xét, đánh giá con người của đối phương mà thiếu đi sự cảm thông và chia sẻ. Trong hai loại này, phản hồi mang tính xây dựng sẽ mang lại ích lợi cho người nhận, giúp họ học được bài học hữu ích để cải thiện bản thân trong tương lai. Ngược lại phản hồi không mang tính xây dựng thì lại áp đặt, ra lệnh, dồn đối phương vào đường cùng và khiến họ mất đi sự tự tin vốn có. Loại phản hồi này tập trung thỏa mãn cái tôi cá nhân của người phản hồi.

3 Bốn bước cho và tiếp nhận

Bốn bước cho bao gồm:

– Xin phép ai đó phản hồi

– Tập trung điều quan sát

– Tác động, ảnh hưởng

– Cam kết hành động

Phần này đơn giản là trước khi bạn muốn cho ai đó phản hồi bạn phải hỏi ý kiến họ trước xem họ có muốn nghe hay không. Đừng cho lời khuyên khi ai đó không cần hay không sẵn sàng nghe. Khi họ đã sẵn sàng hãy triển khai ba bước còn lại. Tập trung vào điều bạn quan sát được, nói về những tác động và ảnh hưởng của việc làm đó tới những người xung quanh. Cuối cùng đó chính là phương hướng mà bạn đưa ra cho người kia để họ có thể rút kinh nghiệm và xử lý vấn đề hiệu quả hơn. Bốn bước nhận bao gồm:

– Dừng khoảng 3 giây

– Tập trung vào sự thật

– Quan tâm và lắng nghe

– Chia sẻ hành động

Phần này quan trọng nhất là lắng nghe. Khác với nghe là bản năng thì lắng nghe lại là một kỹ năng. Nó cần sự kiên nhẫn, lắng lòng của bạn trước khi tiếp nhận hoặc phản hồi ngược. Vậy nên bạn cần dừng lại ba giây để đưa bản thân vào trạng thái tập trung. Sau đó triển khai ba bước còn lại, bao gồm tập trung vào sự thật (điều đã diễn ra), quan tâm và lắng nghe (thông điệp và bài học mà đối phương gợi mở cho bạn). Cuối cùng là chia sẻ hành động (những gì bạn sẽ cam kết làm để tốt nghiệp bài học mà sự kiện lần này mang tới cho bạn).

4 Nguyên tắc

Để phản hồi hiệu quả bạn cần nắm chắc nguyên tắc FAST. Trong đó

F: Frequent – thường xuyên

A: Acurate – chính xác

S: Specific – Cụ thể

T: timely – kịp thời.

Đây cũng là nguyên tắc mình thường xuyên áp dụng cho bé con và những mối quan hệ khác. Đặc biệt là những người thân thiết. Nếu muốn phản hồi hiệu quả ta cần làm thường xuyên. Phản hồi chính xác sự việc xảy ra, cụ thể những gì mà họ đã làm. Chúng tác động thế nào tới ta và những người xung quanh. Cuối cùng là nó cần phải kịp thời, nếu để sự việc trôi qua quá lâu mới phản hồi thì nó sẽ không còn tác dụng gì nữa.

5 Một số mô hình phản hồi

Ở đây họ chia sẻ ba mô hình, mình thêm một mô hình nữa cho mọi người cùng tham khảo, là mô hình VUI NHƯ HỘI. Mô hình này mình đọc được từ sách “Ta bắt đầu cuộc đời mới khi nhận ra mình chỉ sống một lần”.

Mô hình bánh Sandwich
Mô hình này cực kỳ hữu ích khi ta muốn góp ý cho ai đó. Phải ghi nhận những gì họ làm được trước để giúp họ cảm thấy an toàn trước khi phê bình hay góp ý. Điều đó mới khiến họ tiếp nhận điều ta truyền đạt hiệu quả. Sau cùng chính là đưa ra kỳ vọng, điều ta mong muốn họ sẽ thay đổi, tinh chỉnh trong thời gian tới.

Trong đó A là Action tập trung vào hành động mà họ đã thực hiện, tiếp đó là I – impact, những gì mà hành động ấy đã tác động, ảnh hưởng tới bản thân ta, những người xung quanh và tổ chức. Cuối cùng là Desired – mong muốn. Điều ta mong họ sẽ thực hiện nếu sau này gặp phải hoàn cảnh tương tự (định hướng giải pháp).

Trong đó Situation tập trung cụ thể vào thời gian, địa điểm, hoàn cảnh đã diễn ra sự kiện. Behavior những hoạt động đang diễn ra và cuối cùng là Impact những tác động mà nó đem lại cho ta lẫn tổ chức. Mô hình này khá tương đồng với mô hình AID phía trên.

Cuối cùng là mô hình VUI NHƯ HỘI mà mình nói tới. Trong đó V chính là sự việc đã diễn ra. N là nỗi niềm, cảm xúc mà ta đã trải nghiệm. Còn H chính hướng giải quyết mà ta mong họ sẽ thực hiện ở những lần kế tiếp nếu điều này lại tiếp tục diễn ra. Mình ví dụ: khi ta bị người bạn chỉ trích chỉ vì đi làm về quá muộn. Thay vì quay lại phản pháo, hãy áp dụng mô hình này như sau: em biết việc em về muộn đã khiến anh không vui, phần vì lo lắng cho em, phần vì anh không muốn các con đi ngủ muộn. Nhưng cách anh nói xối xả vào mặt em vì em vừa về tới nhà đã khiến em rất tổn thương. Em cảm giác anh không yêu hay quan tâm tới em. Điều đó làm em đau khổ vô cùng. Em mong lần tới anh có thể nhỏ nhẹ để lắng nghe những gì đã trải qua với em trong ngày hôm nay rồi hãy phản ứng. Cách này sẽ khiến người bạn đời kiềm chế được cảm xúc, tiếp nhận được thông điệp mà ta đã chia sẻ.

Cuối cùng xin trích dẫn thông điệp trong cuốn sách “thuật luyện nhân” mà mình rất tâm đắc ” khi muốn góp ý với bất cứ ai đó, hãy luôn tự hỏi bản thân xem bạn đã yêu họ đủ nhiều hay chưa”. Nếu yêu họ đủ nhiều ta sẽ phản hồi mang tính xây dựng, giúp họ thay đổi, phát triển và hoàn thiện bản thân hơn thay vì lâm vào chỉ trích, phán xét người kia. Điều đó chỉ khiến mối quan hệ thêm xa cách mà thôi.

Hi vọng bài chia sẻ này giúp bạn có thêm được một chìa khoá nữa trong việc kết nối và giao tiếp với những người xung quanh! Bởi chất lượng các mối quan hệ chính là chất lượng cuộc sống của ta!