TƯ DUY HỆ THỐNG TRONG CÔNG VIỆC

Cuốn sách sẽ giúp bạn phần nào nắm được những kiến thức nền tảng về tư duy hệ thống. Thực sự có đọc hết cuốn sách, suy ngẫm và liên tưởng về những ví dụ của tác giả thì mới thấy chúng ta có thể áp dụng tư duy hệ thống trong mọi mặt của đời sống chứ không riêng gì công việc. Mình đã biết tới tư duy hệ thống trước đây nhưng nó vẫn còn khá mơ hồ trong tâm trí cho tới năm 2023 khi được kết nối và song hành cùng Giáo sư Phan Văn Trường, mình đã bắt đầu hiểu hơn về tư duy hệ thống. Cũng nhờ thầy mình mới hiểu nó quan trọng cỡ nào.

Khi chia sẻ về chủ đề hay lĩnh vực nào thầy cũng luôn nhấn mạnh về tư duy hệ thống. Thầy bảo chúng ta phải tư duy hệ thống, nhìn nhận mọi thứ một cách toàn diện ngay từ đầu chứ không được cục bộ. Cục bộ sau cùng càng làm sẽ càng rối, vấn đề sẽ chồng chất vấn đề. Vậy tư duy hệ thống là gì? Tại sao ta cần phải tư duy hệ thống? Nó mang lại lợi ích nào cho chúng ta? Và cuối cùng làm thế nào để ta có thể làm chủ tư duy hệ thống? Cùng mình khám phá nhé.

1. TẠI SAO TA CẦN TƯ DUY HỆ THỐNG?

Ta cần tư duy hệ thống bởi tư duy hệ thống sẽ cho ta một cái nhìn toàn diện, tổng thể về tất cả các khía cạnh chứ không đi vào cục bộ từng phần. Vậy nên tư duy hệ thống sẽ giúp ta cải thiện được tư duy logic, biết đánh giá, phân tích và xâu chuỗi các phần với nhau. Tư duy hệ thống cũng giúp ta phát triển tư duy tích cực, giúp ta nhìn ra gốc rễ của vấn đề một cách khách quan và toàn diện. Tìm được vấn đề đúng ngay từ đầu, từ đó giúp ta tiết kiệm vô số thời gian và chi phí. Ngoài ra tư duy hệ thống cũng giúp ta cao kỹ năng lập luận phản biện. Thay vì nhìn vấn đề một chiều ta biết cách mổ xẻ, phân tích, phản biện nó dưới với nhiều góc nhìn khác nhau. Mà muốn làm được điều đó ta cần có kỹ năng quan sát tốt. Đó cũng chính là lý do tư duy hệ thống sẽ phát triển mạnh mẽ kỹ năng quan sát của bất cứ ai. Cuối cùng nhờ những yếu tố trên mà tư duy hệ thống sẽ giúp ta nâng cao hiệu suất trong công việc, cải thiện chất lượng các mối quan hệ và giúp cuộc sống của ta thêm hạnh phúc, bình an hơn.

2. TƯ DUY HỆ THỐNG BAO GỒM NHỮNG GÌ?

“Tư duy hệ thống là khoa học và nghệ thuật tạo ra những suy luận đáng tin cậy về hành vi bằng cách phát triển sự hiểu biết ngày sâu sắc về cấu trúc nền tảng”. Nói đúng hơn tư duy hệ thống chính là một cách để chúng ta suy nghĩ và là một ngôn ngữ để mô tả và hiểu biết về các lực lượng và các mối quan hệ hình thành nên hành vi của hệ thống. Các hệ thống được cấu thành bởi ba phần: phần tử, liên kết và chức năng/mục đích. Trong đó chức năng được sử dụng khi nói về hệ thống không phải con người, mục đích để sử dụng cho hệ thống của con người. Trong ba phần này thì chức năng, mục đích là quan trọng nhất. Bởi vì khi yêu tố này thay đổi thì toàn bộ hệ thống sẽ thay đổi theo. Tiếp theo đó chính là liên kết, khi yếu tố này thay đổi thì cũng sẽ thay đổi đáng kể hệ thống. Khi liên kết, chức năng và mục đích vẫn đảm bảo thì sự thay đổi của các phân tử sẽ không ảnh hưởng nhiều tới hệ thống.

Chúng ta sẽ cùng lấy một ví dụ để hiểu sâu về phần này. Trong một trường học thì giáo viên, học sinh và những cán bộ nhân viên khác sẽ là các phần tử. Dù cho họ có chuyển đi, nghỉ hưu thì trường học vẫn là một trường học, bởi nó vẫn có phần lớn mục tiêu và mục đích như cũ. Sự phối kết hợp giữa ban giám hiệu nhà trường, các cán bộ nhân viên, các giáo viên, phụ huynh và học sinh trong trường chính là những liên kết. Nếu những liên kết này mất đi, thì sẽ thay đổi rất lớn tới hệ thống trường học. Chẳng hạn như để các học sinh tự phụ trách thay vì người lớn trong nhà trường chắc chắn sẽ thay đổi đáng kể tới hệ thống của trường. Mục đích chính của trường học chính là giáo dục trẻ em. Tuy nhiên nếu mục đích này bị thay đổi, không còn không tập trung vào việc giáo dục trẻ em nữa mà chỉ tập trung vào việc tuyển sinh để thu học phí, để chạy đua thành tích, để lấy lòng phụ huynh thì hệ thống trường học đã bị thay đổi hoàn toàn. Đó chính là lý do vì sao khi mà thay đổi mục đích của hệ thống thì sẽ dẫn tới thay đổi rất lớn, ngay cả khi các phân tử và các liên kết không hề thay đổi.

Một điểm rất quan trọng trong phần này nữa đó chính là các phần bổ sung cấu thành nên hệ thống. Đó chính là các nguồn dự trữ và dòng chảy. Hai yếu tố này sẽ tạo nên vòng lặp phản hồi. Và vòng lặp phản hồi này sẽ ảnh hưởng và tác động trực tiếp lên hệ thống. Ở ví dụ trên thì học sinh trong trường là một nguồn dự trữ. Những học sinh vào trường là luồng vào của nguồn dự trữ này. Những học sinh tốt nghiệp, chuyển trường hoặc bị cho thôi học là luồng ra. Đó chính là cách mà nguồn dự trữ và dòng chảy liên hệ với nhau. Nếu có nhiều luồng vào nhiều hơn luồng ra thì mức độ của nguồn dự trữ sẽ tăng lên. Nếu có nhiều luồng ra hơn luồng vào, mức độ của nguồn dự trữ sẽ sụt giảm. Nếu luồng ra và luồng vào cân bằng nhau, nguồn dự trữ sẽ được duy trì ở mức độ hiện tại và sẽ không thay đổi. Tiếp theo đó chính là vòng lặp phản hồi, vòng lặp phản hồi được tạo ra khi các thay đổi ở cấp độ của một nguồn dự trữ ảnh hưởng đến các luồng vào hay luồng ra của nguồn dự trữ đó.

Ví dụ về ngôi trường phía trên, khi các học sinh theo học ở ngôi trường này đều cảm thấy hạnh phúc, vui vẻ khi tới trường. Các con tạo nên một phong trào học tập sôi nổi tại trường. Chính điều này đã tạo nên tiếng vang lớn cho ngôi trường mà các con đang theo học. Lúc này rất nhiều phụ huynh, học sinh tìm đến để xin học, luồng vào tăng lên mạnh mẽ. Lượng học sinh bỏ học, thôi học (luồng ra) giảm đi đáng kể. Đây chính là vòng lặp phản hồi tích cực. Tuy nhiên nếu lượng vào quá lớn mà cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên không đủ để đáp ứng thì rất có thể sẽ gây ra lỗi hệ thống nghiêm trọng. Ngôi trường trở nên quá tải, giáo viên căng thẳng, học sinh ngột ngạt…thì hệ thống suy giảm hoặc bị biến đổi điều khó tránh khỏi. Đây chính là cách mà tư duy hệ thống vận hành, nó không giải quyết vấn đề như tư duy tuyến tính, xử lý phần ngọn (một nguyên nhân – một kết quả) mà đi từ gốc rễ. Nhìn rõ các phần kiến tạo nên vấn đề, mối quan hệ của chúng và cách mà chúng vận hành với nhau. Hiểu tường tận được các vấn đề đó ta mới đưa ra hướng giải quyết tối ưu cho vấn đề của mình.

3. LÀM THẾ NÀO ĐỂ LÀM CHỦ TƯ DUY HỆ THỐNG

Tư duy hệ thống quả thực rất khó, nhưng nó rất xứng đáng để chúng ta rèn luyện và làm chủ. Nhưng mà muốn làm chủ được tư duy hệ thống thì chúng ta cần quan sát kỹ càng các dữ liệu và sự kiện đang diễn ra. Đồng thời tìm kiếm các mẫu hành vi xảy ra theo thời gian. Sau đó khám phá các cấu trúc, tìm ra cấu trúc thực sự phía sau hành vi. Từ đó nghiên cứu, thay đổi cấu trúc không còn phù hợp nữa. Sử dụng trí tò mò để tìm ra nhiều giải pháp cho một vấn đề. Cuối cùng dũng cảm lựa chọn giải pháp tối ưu, hiệu quả và mang tính lâu dài, bền vững nhất.

P.s Cuốn này hơi khó đọc với những ai chưa tìm hiểu về tư duy hệ thống nhưng mình tin những gì xứng đáng làm thì nên được làm một cách tốt nhất. Tư duy hệ thống chính là một trong những điều như vậy.