Như mình đã chia sẻ trước đó trong rất nhiều bài viết, khi chúng ta bắt đầu ngày mới không phải ngay lập tức mở điện thoại hay máy tính, mà đó là ghi chú ra những đầu việc cần làm. Lý do là vì lúc này não bộ của bạn đang được yên tĩnh, chưa bị cuốn theo guồng công việc. Càng nhiều deadline, càng nhiều mail gấp thì lại cần làm việc có kế hoạch.
Bản thân mình mỗi ngày đều có rất nhiều đầu công việc cần làm, vì mình đang có nhiều công việc và dự án đang trong giai đoạn triển khai. Vừa dạy Tái sinh, vừa dạy xây nền từ sách, vừa đồng hành với các em sinh viên bên Fpoly. Chưa kể mình còn đặt ra mục tiêu phải sớm hoàn thành tiếng Anh và ấp ủ cuốn sách thứ hai. Vậy nên nếu mình không phân định thời gian rạch ròi cho các đầu công việc chắc chắn nó sẽ nhấn chìm mình. Vậy nên việc viết ra các đầu mục và lên kế hoạch cho từng việc là cực kì quan trọng. Tuy nhiên trong quá trình làm việc chúng ta ai cũng sẽ gặp phải rất nhiều vấn đề như khối lượng công việc lớn, thời gian gấp, hoặc thường xuyên bị làm phiền bởi môi trường xung quanh, hoặc chính ta thường xuyên bị rơi vào tình trạng mất tập trung. Mình sẽ chia sẻ cho bạn một số cách để bạn xử lý ổn thoả vấn đề này nhé.
1. Với khối lượng công việc lớn và phức tạp
Bạn hãy chia nhỏ công việc này thành các phần bằng việc đặt ra câu hỏi: Công việc này có thể chia thành bao nhiêu phần?Thời gian cần hoàn thành là bao lâu? Từ đó bạn chia lượng thời gian ra cho từng phần. Bạn cần phải bắt đầu từ đâu? Ai là người mà bạn có thể tham khảo ý kiến? Ai có thể hỗ trợ bạn lượng công việc này?
Khi trả lời được những công việc này, quy trình xử lý công việc của bạn cũng đã được ra đời. Việc của bạn là phân bổ thời gian để thực hiện.
2. Thời gian gấp gáp
Thời gian càng gấp, bạn cần phải đặt ra các câu hỏi cho bản thân. Mục tiêu của việc này là gì? Bạn đã hiểu đúng về yêu cầu mà cấp trên giao cho bạn hay chưa? Công việc này bạn có thể nhờ ai hỗ trợ, giúp đỡ? Ai là người có thể chỉ dẫn, hoặc định hướng cho bạn để bạn có thể hoàn thành tốt nhất. Mấu chốt phần này là nên kết nối sâu sắc với sếp và biến họ thành người cố vấn cho bạn. Đừng quá cầu toàn, hãy chắc chắn bạn đang đi đúng hướng ngay từ đầu để không mất nhiều thời gian về sau.
3. Bị cản trở bởi các yếu tố khác
Bạn đang rất muốn làm việc nhưng đồng nghiệp thì liên tục làm ồn, tám chuyện rất nhiều. Bạn có thể đeo tai nghe, mở nhạc không lời dành cho người làm việc tập trung cao độ. Đây là cách mình hay sử dụng mỗi khi xung quanh quá ồn, ảnh hưởng đến suy nghĩ của mình. Hoặc nếu bạn không muốn nói chuyện nhưng đồng nghiệp lại muốn trò chuyện với bạn. Hãy chân thành chia sẻ với họ là bạn đang rất bận, sẽ trò chuyện với họ sau, sau đó đeo tai nghe lại và bắt đầu công việc của mình. Không ai giận bạn chỉ vì bạn đang tập trung làm việc cả. Nếu có phòng làm việc riêng, bạn có thể treo biển “Vui lòng không làm phiền”.
4. Mất tập trung
Mình tin đây là điều mà rất nhiều người bị mắc phải, lý do vì chúng ta thường xuyên để não bộ lang thang trên các diễn đàn. Do đó để tập trung bạn hãy đặt đồng hồ, cứ 25 phút bạn làm xong một việc, sau đó nghỉ 5 phút. Thời gian 5 phút đó bạn có thể đứng lên đi vệ sinh, mát xa mắt hoặc chuẩn bị cho công việc tiếp theo. Mình thường dùng điện thoại đeo tay để xem đồng hồ thay vì dùng điện thoại. Bởi sẽ tránh cho mình bị xao nhãng bởi những thông báo trên mạng xã hội và trên email. Cuối cùng hãy kiểm tra mail vào các khung giờ cố định, chẳng hạn sáng sớm sau khi liệt kê các việc cần làm, bạn vào check mail để xử lý những việc quan trọng, gấp. Sau đó cài chế độ mail tự động, trong mail có chữ ký của bạn chia sẻ rằng bạn sẽ check mail cố định vào 11h trưa và 16h chiều, nếu có mail gấp vui lòng gọi bạn theo số điện thoại…
Bài tập hôm nay dành cho bạn đó là hãy ghi ra các đầu việc cần làm trong ngày. Liệt kê ra những vấn đề mà bạn đang gặp phải, nó là vấn đề nào trong bốn vấn đề trên. Hãy viết ra và chia sẻ hướng bạn khắc phục ngay bên cạnh. Nhớ nhé, mấu chốt là cần nhận ra vấn đề để xử lý, nhận diện được vấn đề đã thành công 50% rồi.
