Mình tin rằng có rất nhiều bạn từng như mình, viết ra kế hoạch, cách triển khai từng đầu việc nhưng lại thấy không hiệu quả vì thường xuyên bị lệch nhịp. Đây chính là “nút thắt cổ chai” mà mình từng chia sẻ trước đó. Bạn bị mắc kẹt bởi suy nghĩ mình quản lý thời gian thật sự không hiệu quả. Làm nhiều lần nhưng không lần nào đến được đích, lý do vì chúng ta thiếu một bước rất quan trọng đó là đánh giá lại việc sử dụng thời gian thực tế của bản thân để điều chỉnh. Tuy nhiên trước khi chúng ta đánh giá lại việc thời gian của bản thân, hãy làm cho mình hai điều sau đây.
1. Dành thời gian tìm hiểu về đồng hồ sinh học của bản thân.
Nếu trước đây chưa làm bao giờ thì bạn cần thời gian ít nhất là một tuần hoặc một tháng để ghi chú lại những đầu việc mà bạn làm. Và hãy xem bạn làm việc vào khung thời gian nào là hiệu quả nhất và mất ít thời gian nhất. Có người là sáng sớm, có người là khoảng thời gian từ 8h đến 10 sáng, nhưng có người lại là từ 14h đến 16h chiều. Bạn nên dành thời gian để xem thật kỹ lưỡng về điều này để bố trí thời gian chất lượng theo đồng hồ sinh học của mình nhằm giải quyết những nhiệm vụ quan trọng trong ngày.
2. Xem lại thời gian ước lượng và thời gian thực tế
Có rất nhiều bạn ước lượng thời gian để xử lý công việc là quá ít hoặc quá nhiều. Nên thường dẫn đến việc bị quá tải hoặc phí phạm thời gian. Điều quan trọng là bạn phải ghi chú lại thời gian bạn xử lý công việc đó thực tế là bao nhiêu so với đánh giá ban đầu của bạn. Mình ví dụ: thời gian đầu mình chấm bài lớp tái sinh, vì là những buổi đầu nên bao nhiêu vấn đề, bế tắc các bạn đều trải lòng viết hết ra. Thời gian chấm bài của mình khi ấy không phải 3 tiếng mà kéo dài tới 4,5 tiếng luôn. Dẫn đến nhiều việc khác bị lệch nhịp theo. Do đó mình đã ghi chú lại luôn trong ngày việc chấm bài bị phát sinh thêm 1 – 2 tiếng. Lý do vì những bài đầu khó, tư duy học viên chưa rõ ràng, mạch lạc, cách viết còn nhiều hạn chế . Vậy nên những bài sau đó mình ước lượng thời gian dài ra để tránh chồng chéo lên những đầu việc khác. Chính điều đó giúp mình có thêm kinh nghiệm để quản lý thời gian những ngày sau đó.
Lưu ý là việc đánh giá thời gian thực tế nó còn ảnh hưởng bởi yếu tố năng suất làm việc hoặc kinh nghiệm của bạn nữa. Do đó bạn rất nên dành thời gian để đánh giá lại khoảng thời gian mà mình đã dùng để xử lý công việc. Bởi khoá học của mình chỉ vất vả nhất ở hai tuần đầu tiên, những tuần sau đó khi đã vào nếp và tư duy các bạn đã thông rồi thì mọi thứ trở nên nhẹ nhàng hơn. Một điều quan trọng không kém là mình đã được tôi luyện sau nhiều lần chấm bài nên năng suất làm việc cũng được cải thiện rõ nét. Đây là lý do mình chấm rất nhanh nhưng vẫn đảm bảo sự hiệu quả. Tương tự như vậy, bạn hãy đánh giá lại khoảng thời gian thực tế mà bạn đã bỏ ra để xử lý công việc. Nó bị chênh lệch bao nhiêu so với kế hoạch, để có sự điều chỉnh trong ngày kế tiếp.
Nhiệm vụ hôm nay của bạn rất đơn giản, hãy đánh giá lại thời gian biểu của bạn để có sự điều chỉnh phù hợp ở tuần tới hoặc tháng tới, dựa trên đồng hồ sinh học của chính mình và số thời gian thực tế bạn dành ra để xử lý các công việc trong ngày. Nó bị ít hơn hay nhiều hơn? Hãy dành thời gian để đánh giá thật chi tiết về điều này nha!
