ôm qua – thứ 7 chúng ta đã dành thời gian xem lại nhịp sinh hoạt của bản thân cũng như xem lại khoảng thời gian dự kiến và khoảng thời gian thực tế rồi phải không nào? Việc thống kê và xem kĩ lại các đầu mục thời gian mà chúng ta sử dụng, nghe có vẻ đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng vì cũng từ đây chúng ta mới nhìn ra được bản thân của chúng ta có đang lãng phí thời gian hay không? Đã hoạch định chuẩn xác chưa? Mình đã xem qua bài của mọi người, hầu hết chúng ta đều liệt kê ra nhưng mình muốn các bạn làm kĩ hơn bằng việc đưa nó lên bảng biểu. Đây là bảng biểu mình đã tìm được để giúp các bạn cụ thể hoá nhật kí công việc mỗi ngày của mình. Bạn nhớ review nó lại liên tục vào cuối tuần, và sau mỗi tháng. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên rồi chúng ta sẽ cùng bắt đầu các chiến lược để tiết kiệm và đầu tư thời gian hiệu quả. Đây là một số gợi ý dành cho bạn.
1. Học cách từ bỏ những vật dụng không cần thiết
Lối sống tối giản là lối sống sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian, lý do vì bạn luôn dễ dàng tìm thấy những thứ mình cần. Để làm được điều đó bạn cần xem lại một lần nữa những vật dụng của bạn như quần áo, đồ đạc. Cái nào lâu lắm bạn không dùng, hãy mạnh dạn vứt bỏ bằng việc cho đi, hoặc thanh lý hoặc làm từ thiện. Giữ lại những gì mình cần và cho nó vào từng ngăn, hoặc hộp riêng biệt. Sắp xếp theo hướng từ trong ra ngoài, đồ nào ít dùng cho vào trong, đồ nào thường dùng cho ra ngoài.
2. Góc đọc sách ở khắp mọi nơi
Bạn có thể đọc sách ở khắp mọi nơi. Mình thường có thói quen đi đâu cũng có ít nhất một cuốn sách đi cùng. Nếu là đi xe buýt, đi ô tô mình sẽ tranh thủ đọc khi di chuyển trên đường, nhờ đó mình tiếp thu được rất nhiều kiến thức. Trong gia đình sách của mình cũng bố trí khắp mọi nơi trong nhà, ở phòng làm việc của mình thì có cả một thư viện sách to của cả nhà. Ở phòng khách thì có vài giá sách. Cái thì nằm ở cửa ra vào, cái nằm ở giá để ti vi, cái nằm ở sofa và cái thì nằm ở bàn dài học tập của hai mẹ con tại phòng khách. Phòng ngủ cũng có một giá sách nhỏ ở ngay đầu giường. Vậy nên bất cứ khi nào các thành viên trong gia đình cũng dễ dàng lấy được một cuốn sách. Nhờ đó việc đọc sách cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
3. Điện thoại di động – thư viện cá nhân của bạn
Có những lúc không tiện cho việc cầm sách đọc vì sách quá to và dày, bạn hoàn toàn có thể chủ động đọc sách bằng chiếc điện thoại thông minh. Có rất nhiều cuốn sách điện tử hay mà bạn hoàn toàn có thể dành thời gian đọc để gia tăng kiến thức cho bản thân. Mình thường hay tải sẵn một số cuốn sách hay rồi để ở app “books” trong điện thoại (mình dùng iphone), để khi nào không tiện mang sách giấy đi mình vẫn có thể chủ động để đọc được. Đó là lý do hàng tháng mình đọc được 12 – 15 cuốn sách. Tất cả đều vì mình có chiến lược trong việc sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả.
4. Lên lịch nhắc nhở cho bản thân
Phần này có một bạn đã chia sẻ rất hay việc ứng dụng lịch báo trên google. Mình nghĩ mỗi người có một công cụ khác nhau, mấu chốt bạn xem lịch nào phù hợp với bạn là tốt nhất. Bạn có thể dùng notion, obsidian, google hoặc dùng sổ tay cá nhân để ghi chú lại những lịch quan trọng cần triển khai trong năm, quý, tháng, tuần. Miễn sao bạn cảm thấy chúng tiện lợi và hiệu quả là được.
5. Cuối cùng là việc phân loại công việc.
Phần này mình đã từng chia sẻ rất kĩ ở phiên bản quản lý thời gian năm trước. Bạn sẽ chia ra 4 loại tính chất công việc khác nhau dựa vào mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Trong đó mức độ quan trọng của công việc sẽ chia làm hai: quan trọng hoặc không quan trọng. Mức độ khẩn cấp: gấp hoặc không gấp. Từ đó chúng ta chia ra làm 4 loại như sau:
VIỆC GẤP VÀ QUAN TRỌNG: đây là những việc chúng ta cần thời gian tập trung và xử lý ngay và luôn.
VIỆC KHÔNG GẤP NHƯNG QUAN TRỌNG: đây là những việc chúng ta cần ưu tiên để làm, vì làm tốt những việc này chúng ta sẽ kiểm soát tốt thời gian của mình và cải thiện được chất lượng cuộc sống.
VIỆC GẤP NHƯNG KHÔNG QUAN TRỌNG: đây là những việc như chát chít, email, hay thông báo facebook không quan trọng. Thường chúng liên tục báo tinh tinh để thu hút sự chú ý của chúng ta, vậy nên những việc này bạn cần cho bản thân thời gian cụ thể để giải quyết chúng thay vì liên tục bị chúng cuốn trôi đi.
VIỆC KHÔNG GẤP, KHÔNG QUAN TRỌNG: với những việc này bạn hoàn toàn có thể từ chối hoặc uỷ quyền cho người khác xử lý.
Nhiệm vụ tiếp theo sau khi chúng ta đã thống kê thời gian lên bảng biểu, thì giờ đây hãy soi chiếu lại những gợi ý trên xem bạn đã làm được những gợi ý nào, chưa làm được điều nào, cần cải thiện ra sao và đặc biệt là tập phân những đầu việc theo ma trận quản lý thời gian nha cả nhà!
