Hôm về quê nội trên đường về đọc được cuốn “Tư duy hệ thống trong công việc” làm mình vô cùng thích thú. Cuốn sách mỏng tanh, có hơn 160 trang nhưng giúp mình hiểu kỹ hơn về tư duy hệ thống. Mình tin rằng đây là kỹ năng ai cũng nên rèn luyện để làm chủ nó. Kỹ năng này có thể ứng dụng vào mọi mặt của đời sống, chia sẻ đến bạn những điều cốt lõi mình mới tiếp thu được.
1. Cốt lõi của tư duy hệ thống
Tư duy hệ thống cho bạn cái nhìn toàn cảnh về một bức tranh thay vì chỉ nhìn vào từng mảnh ghép. Do đó bạn sẽ nhìn vấn đề một cách toàn diện để tìm ra hướng xử lý đúng đắn và hiệu quả. Nhưng trước khi ứng dụng tư duy hệ thống vào cuộc sống thì chúng ta sẽ cùng điểm lại những thứ cấu thành nên tư duy hệ thống. Tư duy hệ thống được cấu tạo bởi các phần tử, liên kết và chức năng/mục đích. Từ chức năng được sử dụng khi nói về hệ thống không phải con người, còn mục đích là sử dụng cho những hệ thống của con người.
Nghe thì cảm giác hơi khó hiểu nhưng mình sẽ lấy một ví dụ vô cùng quen thuộc để các bạn soi chiếu. Nếu lấy ví dụ là cơ thể của chúng ta là một hệ thống thì những bộ phận trong cơ thể chính là phần tử, dòng máu chảy khắp cơ thể chính là liên kết, còn mục đích chính là duy trì sự sống cho chúng ta. Tương tự với một doanh nghiệp: các phòng ban, khách hàng, các đối tác chính là các phần tử, còn sự trao đổi thông tin, kết nối giữa các phần tử này chính là liên kết, mục đích là giúp doanh nghiệp phát triển và tạo ra những giá trị cho xã hội.
Nhìn vào đây bạn cũng có thể thấy trong ba thành phần này thì các phần tử là những thứ có thể thay đổi, chẳng hạn như nhân viên của một số phòng ban nghỉ, hoàn toàn có thể thay thế bằng nhân viên khác. Nhưng nếu như sự kết nối, trao đổi thông tin giữa các phòng ban hoặc giữa doanh nghiệp với các đối tác gặp vấn đề thì mục đích của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Các phòng ban tranh chấp, mâu thuẫn dẫn tới bế tắc trong công việc, tạo ra sự trì trệ của toàn hệ thống. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp thua lỗ, phá vỡ hợp đồng, và gặp rất nhiều sự cố…nếu không xét đến bức tranh toàn cảnh rất có thể bạn sẽ tư duy tuyến tỉnh, tìm ra một điểm nào đó bị ảnh hưởng rồi quy chụp nguyên nhân hoàn toàn là do nó. Tương tự với mục đích của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp chuyển từ tạo ra giá trị cho xã hội sang kiếm tiền thì toàn bộ hệ thống sẽ phá vỡ. Lý do vì công ty chỉ quan tâm làm sao kiếm được càng nhiều tiền càng tốt mà quên đi những yếu tố khác như phúc lợi của nhân viên, bảo vệ môi trường, trải nghiệm khách hàng…
2. Phân biệt tư duy hệ thống với các tư duy khác
Có rất nhiều loại tư duy khác nhau, song hành cùng tư duy hệ thống. Hiểu rõ hơn về các tư duy này sẽ giúp bạn ứng dụng các loại tư duy này vào việc xử lý những vấn đề trong cuộc sống của mình.
– Tư duy tuyến tính là cách tư duy nguyên nhân – kết qủa, tức là bất cứ vấn đề gì xảy ra hôm nay đều có một nguyên nhân bắt nguồn từ quá khứ. Dạng tư duy này sẽ giúp bạn xử lý những vấn đề mang tính cụ thể như điện thoại bạn bị sập nguồn, lý do là nó hết pin, chỉ cần sạc pin là có thể sử dụng lại ngay. Tuy nhiên với những vấn đề phức tạp hơn như vì sao con bạn lại nói ra những lời như “biến đi, cút ngay” khi bé mới được 5 tuổi thì nó không đơn thuần là chỉ được nghe từ ai đó nói…Nguyên nhân sâu hơn có thể là trẻ được nghe được điều đó thường xuyên hằng ngày, và thậm chí có người nói điều đó với trẻ nữa…Nếu sử dụng tư duy tuyến tính bạn rất có thể nghĩ đến là trẻ học từ bạn của mình ở trên lớp, sau đó mắng trẻ như thế là hư…cách giải quyết ấy chỉ được phần ngọn chứ không được phần gốc.
– Tư duy theo định hướng sự kiện nó khá giống với tư duy tuyến tính nhưng nó lại định nghĩa thế giới là chuỗi các sự kiện xảy ra chứ không tư duy theo tư duy hệ thống. Theo kiểu nếu bạn làm việc A thì điều B sẽ xảy ra. Chẳng hạn như nếu bạn tập thể dục đều đặn 30 phút một ngày thì sau một năm cơ thể của bạn sẽ trở nên săn chắc. Tuy nhiên để việc tập luyện thật sự đạt hiệu quả cao thì tư duy hệ thống mới có thể giúp bạn nhin được một bức tranh tòan cảnh. Loại tư duy này thường nhanh chóng, dễ áp dụng và dễ hiểu. Tuy nhiên khi gặp những vấn đề phức tạp nó sẽ không hiệu quả.
– Tư duy ngoại biên là loại tư duy thiên về sáng tạo, giúp bạn thoát ra khỏi những khuôn khổ thường ngày để tạo ra nhiều điều mới mẻ. Dạng tư duy này sẽ giúp bạn phát minh ra những sáng kiến mới, tuy nhiên điểm hạn chế của nó là không nhìn thấy được mục tiêu và điểm kết thúc của vấn đề.
– Tư duy phản biện liên quan đến việc phân tích sự kiện một cách khách quan, kĩ lưỡng trước khi đưa đến kết luận. Tư duy phản biện giúp bạn đào sâu vấn đề một cách kỹ càng chứ không chỉ nhìn nó một cách hời hợt, trên bề mặt. Loại tư duy này vô cùng hữu ích, và xứng đáng để bạn bỏ thời gian rèn luyện. Mình ví dụ bạn thấy có hai người chia sẻ về một cuốn sách nhưng một người có lời lẽ tiêu cực, chế nhạo cuốn sách phù phiếm, không đáng để đọc vì nó là chuyện hư cấu nhưng một người lại khen nó hay, có nhiều bài học bạn có thể áp dụng được vào cuộc sống. Cả hai người này đều có tiếng nói trong cộng đồng của họ, và bạn lại nằm ở cả hai cộng đồng này. Bạn phải làm thế nào? Đây là lúc tư duy phản biện của bạn được sử dụng. Bạn dành thời gian phân tích các thông tin mà bạn có. Nếu xét một cách toàn diện mà bạn vẫn chưa thể ra quyết định thì cách đơn giản nhất là đọc chúng…đọc để trải nghiệm và thử xem phần phân tích ban đầu của bạn chuẩn hay chưa.
– Tư duy hệ thống: là bạn xét toàn diện các phần tử cấu thành, sự gắn kết của các phần tử đó để hướng tới mục đích chung. Nghe thì có vẻ hàn lâm nhưng thực tế chúng rất dễ hiểu, và xứng đáng để bạn bỏ thời gian luyện tập. Mình ví dụ như mục đích của giáo dục là giúp các bạn học sinh có nền tảng vững vàng để vào đời. Và để xem chất lượng giáo dục đến đâu thì sẽ có những cuộc thi nhằm đánh giá năng lực của các em, tuy nhiên khi về đến các trường nó lại tạo thành một cuộc chạy đua thành tích. Giáo viên phải nỗ lực bằng mọi cách để lớp của mình có nhiều học sinh đạt tích cao, nếu không sẽ ảnh hưởng đến thu nhập và xếp loại của giáo viên. Cha mẹ học sinh cũng như thế, họ lo lắng nếu con mình không đạt được kết quả tốt thì sẽ ảnh hưởng đến tương lai sau này. Vậy nên nó tạo ra một cuộc đua về thành tích không hồi kết. Nếu chúng ta không sử dụng tư duy hệ thống để nhìn rõ về sự đóng góp của các phần tử thì rất khó để chúng ta nhìn vấn đề với một bức tranh toàn cảnh.
3. Ứng dụng tư duy hệ thống vào mọi mặt của đời sống
Việc ứng dụng tư duy hệ thống vào mọi mặt của đời sống sẽ giúp bạn có một cái nhìn toàn cảnh thay vì từng mảnh ghép. Chúng ta thường nói với nhau những người giàu ngày càng giàu, lý do vì họ được tiếp cận với những nền giáo dục tiên tiến nhất, họ được rèn luyện những kỹ năng cần thiết để phát triển và thành công. Chưa kể họ lại có nền tảng tốt từ gia đình, nên sẵn sàng dấn thân và nghĩ lớn, chưa kể khi gia thế giàu có họ sẽ có những mối quan hệ mà bạn có mong ước cũng chẳng thể với tới được. Khi có những mối quan hệ chất lượng, họ có được những dự án khủng, tiền theo đó nhiều lên theo cấp số nhân chứ không phải số cộng. Có tiền bạc họ lại có thời gian đầu tư cho sức khoẻ, tâm trí và việc nuôi dạy con. Nhờ đó họ làm cho thế hệ cháu, chắt, chút, chít kế thừa và duy trì sự thịnh vượng của gia đình vững vàng qua nhiều thập kỉ.
Tương tự như vậy khi bạn ứng dụng nó vào việc xử lý mâu thuẫn trong các mối quan hệ, bạn cũng cần xét trên nhiều yếu tố cấu thành. Vợ của bạn dạo này thường xuyên căng thẳng, khó chịu, nếu bạn không xét nhiều yếu tố thì rất có thể bạn sẽ hiểu sai nguyên nhân. Mà một khi nguyên nhân đầu vào bị sai thì rất khó để có thể đưa ra được giải pháp đúng đắn. Mình ví dụ, bạn thấy vợ khó chịu, cau có bạn nghĩ là cô ấy đang khó chịu vì hai hôm nay bạn về muộn nên bạn nổi cáu ngược lại “tôi đi làm đã mệt, về lại nghe cô càu nhàu, khó chịu nữa, cô có muốn tôi đi luôn không”, rồi cô ấy oà khóc. Mối quan hệ của hai bạn cũng tan vỡ, rạn nứt từ đấy. Vậy nếu bạn kịp bình tĩnh và sử dụng tư duy hệ thống vào giải quyết vấn đề thì sao?
Bước 1: Bạn sẽ tập hợp những phần tử ảnh hưởng đến cảm xúc, tâm trạng của vợ bạn như
– Mối quan hệ vợ chồng
– Con cái
– Gia đình nội ngoại hai bên
– Bạn bè
– Đồng nghiệp
– Cấp trên
– Sức khoẻ
– Tài chính
Bước 2: Sau khi tìm ra các phần tử ảnh hưởng đến cảm xúc, tâm trạng của vợ bạn rồi bạn sẽ xem chúng có mối liên kết như thế nào vào giai đoạn này. Chẳng hạn như cuối quý, vợ bạn lại làm kế toán nên rất bận, thường xuyên phải làm tăng ca đến tận tối đen mới về. Về nhà lại thấy con đói, chồng thì chưa đi làm về, mẹ bạn lại còn nói vợ bạn làm gì mà đi từ sáng đến đêm…khiến cho tâm trạng của vợ bạn không thể nào khá lên được. Chưa kể cấp trên khiển trách cô ấy khi cô ấy làm chậm tiến độ, đồng nghiệp lại không kết hợp tốt khiến cô ấy nản càng thêm nản…Khi nhìn được bức tranh tổng thể thế này bạn dễ dàng thấu hiểu được những vấn đề đang diễn ra với cô ấy và biết phải làm thế nào để đồng hành cùng với vợ của mình.
Bước 3: Mục đích của bạn là giúp vợ bình tĩnh trở lại để xử lý từng đầu việc. Bạn dành thời gian để giúp đỡ vợ bạn công việc nhà khi có thời gian, chia sẻ với mẹ về sự vất vả của vợ trong giai đoạn này để mẹ thông cảm và thấu hiểu vợ hơn. Đón vợ đi ăn vào khung giờ chiều khi hai vợ chồng đều tăng ca, tối sang đón vợ về để cổ vũ, động viên tinh thần cho vợ. Khi được giải quyết dần các đầu công việc vợ của bạn sẽ dần bình tâm, từ đó xử lý ổn thoả những khó khăn, vướng mắc đang gặp phải trong công việc của mình.
Tư duy hệ thống là một kỹ năng mà bạn nên học trong thời đại này, và cuốn sách “tư duy hệ thống trong công việc của Steven Schuster” là cuốn sách xứng đáng để bạn chọn lựa để song hành cùng bạn.
