Chia sẻ sách Đọc sách

TUẦN LÀM VIỆC 4 GIỜ – CUỐN SÁCH GIÚP BẠN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

Tuần này mình sẽ chia sẻ với các bạn cuốn sách đã khai sáng mình rất nhiều, đó chính là cuốn “Tuần làm việc 4 giờ” của tác giả Timothy Ferriss. Cuốn sách dày hơn 300 trang và được chia thành 4 chương tương đương với bốn phần trọng tâm mà tác giả chia sẻ cho mỗi chúng ta để giúp chúng ta có thể làm được nhiều việc mình yêu thích, tốn ít thời gian hơn mà lại hiệu quả hơn hẳn.

Mình rất thích cuốn sách này dù có đôi chỗ cuốn sách sẽ hơi khó hiểu nhất là vào phần tự động hóa. Phần mà bạn sẽ thuê những người xử lý các công việc thường nhật của bạn để giúp bạn có được những khoảng thời gian tối ưu làm những điều mình muốn. Thế nhưng cuốn sách cũng cho mình những ý mà mình đang rất cần trong giai đoạn này, giúp mình dừng lại những sự trì hoãn không đáng có với những mục tiêu quan trọng mà bản thân đã đặt ra từ đầu năm.

1. Tập trung vào những việc thật sự quan trọng.

Nghe thì bạn sẽ thấy nó rất quen thuộc với chúng ta nhưng nếu điểm danh lại những việc chúng ta làm trong ngày, chúng ta sẽ thấy thời gian mình dành cho những việc tủn mủn nhiều hơn hẳn so với những việc quan trọng. Mình ví dụ như hôm nay bạn cần hoàn thành hai báo cáo cuối tháng cho sếp nhưng đến công ty bạn bắt đầu một loạt những việc khác như trả lời email, trả lời tin nhắn hay cuộc gọi từ các đầu dây khác. Chưa kể những lần di chuyển đi lấy giấy tờ ở phòng này phòng kia đã mất có bạn kha khá thời gian. Nếu như bạn dành thời gian chỉ duy nhất cho điều quan trọng thì sẽ giải quyết luôn được hai bảng báo cáo của mình. Mỗi lần ai đó làm phiền, bạn sẽ chia sẻ xin lỗi hiện tại tôi đang cần thời gian cho hai bản báo cáo gấp, nếu bạn cần gì xin vùi lòng email cho tôi. Tôi sẽ xem vào 12h trưa và 4h chiều.

Bạn cần xác định rõ hai nhiệm vụ ưu tiên, quan trọng hàng đầu mà bạn cần hoàn thành trong ngày, chỉ hai là đủ, với những gì quan trọng chỉ cần hai việc quan trọng nhất để bạn dồn lực hoàn thành luôn trong thời gian sớm nhất. Mình nhớ tác giả có chia sẻ, mình thấy khá đúng. Nếu bạn có một bài viết luận cần làm trong vòng một tháng thì 3 tuần đầu tiên bạn sẽ nhởn nhơ và làm lòng vòng xung quanh chủ đề đó cho đến khi còn duy nhất một tuần. Lúc này bạn mới dành toàn bộ thời gian, tâm sức của mình cho bài luận đó. Vậy nên tác giả đưa ra một lời khuyên rất hay, nếu cần hoàn thành hãy hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn để bạn tận lực cho việc hoàn thành đó. Sau này nhìn lại bạn sẽ thấy việc gấp rút hoàn thành nhanh chóng với chất lượng cao sẽ ngang bằng hoặc thậm chí đạt kết quả cao hơn so với việc ì ạch kéo dài thời gian.
2. Nguyên tắc 80/20

Nguyên tắc 80/20 chắc không ai xa lạ gì nữa, đây là nguyên tắc được áp dụng rất phổ biến hiện nay như 80% lợi nhuận sẽ được đem lại từ 20% sản phẩm và khách hàng; hay 80% kết quả sẽ được bắt nguồn từ 20% nguyên nhân. Và tương tự với cá nhân chúng ta 80% thời gian chúng ta dành ra cho chính mình chỉ đem lại cho chúng ta 20% kết quả mà thôi. Vậy đã bao giờ bạn tự hỏi đâu là 20% nguyên nhân dẫn tới 80% rắc rối, bế tắc của chúng ta chưa?

Câu trả lời là 80% thời gian mà chúng ta tập trung vào những việc không quan trọng sẽ khiến chúng ta gặp những trở ngại, thất bại của mình. Mình đã áp dụng luôn trong công việc của mình, tức là chỉ có khoảng 20% khách hàng tiềm năng của bạn sẽ quyết định đến 80% doanh số bạn đạt được. Vậy thì tại sao không dành thời gian chất lượng của mình cho 20% khách hàng chất lượng kia? Thường thì chúng ta liên tục van nài, gặp gỡ, mời chào 80% những khách hàng còn lại – những người thật sự không thật sự cần thiết cho chúng ta. Bởi suy cho cùng họ là những người “rẻ bao nhiêu cũng không mua”, hãy tập trung vào những khách hàng thấy được giá trị của bạn đem lại cho họ – những người “đắt bao nhiêu cũng mua”. Đó cũng chính là mấu chốt cho mỗi chúng ta trong việc dành thời gian cho những người thật sự giá trị và cần thiết.

Vậy nên từ bây giờ hãy dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng, những người thật sự quan trọng và những điều là quan trọng với bạn. Còn quan trọng thế nào, hoặc thế nào mới là quan trọng thì bạn vui lòng tìm câu trả lời trong chính bản thân bạn nha?

3. Qúa trình tự động hóa

Đây sẽ là xu hướng trong tương lai, nếu bạn đi làm tại các doanh nghiệp, sáng sớm việc trả lời mail sẽ ngốn của bạn ít nhất 2 tiếng đồng hồ. Vì vậy việc tự động hóa là rất cần thiết với mỗi chúng ta, nhất là có những email không thật sự quan trọng. Trong cuốn sách tác giả đưa ra một email mẫu chia sẻ về những tình huống có thể phát sinh khi người kia muốn gặp gỡ và trao đổi với tác giả. Họ sẽ luôn có những câu trả lời xác đáng cho mình mà không thật sự làm mất thời gian của hai bên:

“Chào bạn!
Tôi là Lê Nghĩa, đây là email trả lời tự động của tôi.
Nếu bạn có vấn đề gì cần thảo luận hoặc trao đổi bạn vui lòng để lại email cho tôi, tôi sẽ đọc và trả lời bạn vào 12h trưa và 4h chiều.
Nếu có việc gấp cần liên hệ với tôi ngay lập tức bạn liên hệ cho tôi theo số điện thoại 09xx.xxx.xxx
Cảm ơn bạn”
Qúa trình tự động hóa này sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong quá trình tương tác, nắm bắt thông tin.

Điểm thú vị ở đây là tác giả cũng chỉ ra cho chúng ta thấy cách đọc nhanh để chụp thông tin thay vì việc đọc chậm rãi từng từ. Khi đọc sách chúng ta nên có một cây bút để dẫn đường cho chúng ta, điểm tiếp theo là trong câu nên dành trọng tâm mắt vào hai điểm, chữ cái thứ 3 từ bên trái và chữ cái thứ 3 từ bên phải ngược lại. Khi đó bạn sẽ chụp được thông tin rất nhanh với những điểm quan trọng, mấu chốt mà lại tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

4. Tìm người làm việc cho bạn
Nghe thì có vẻ hơi xa xôi nhưng hiện tại dịch vụ thuê người làm việc trực tuyến cho chúng ta đã trở nên rất phổ biến. Bạn ở Việt Nam nhưng vẫn có thể thuê một nhân viên đang sinh sống bên Sing làm web, hay viết code cho dự án của bạn. Thay vì phải mất nhiều thời gian để nghiên cứu, học hỏi và hoàn thiện nó thì bạn chỉ cần tìm một người am hiểu về lĩnh vực đó để hoàn thành cho bạn. Vừa tiết kiệm thời gian, chi phí mà lại hiệu quả. Dự án của bạn sẽ nhanh chóng hoàn tất và triển khai đúng tiến độ. Tác giả có chia sẻ về những doanh nghiệp quốc tế có thể giúp bạn tìm được cho mình những người làm việc cho bạn xuất sắc. Theo đúng năng lực và mức lương mà bạn yêu cầu cũng như có thể chi trả.

Tác giả giúp mình nhìn rõ hơn về thị trường lao động hiện tại cũng như sự thay đổi của nó trong tương lai. Từ đó giúp mình biết cách nhanh chóng hoàn thiện những kiến thức, kĩ năng cần thiết để bắt đầu cho mình một hành trang, con đường mới.

5. Tập trung làm những điều mình thực sự yêu thích

Nghe có vẻ khó nhưng thực chất lại rất dễ, khi chúng ta tập trung làm những điều chúng ta yêu thích, mong muốn. Chúng ta nuôi dưỡng được những cảm xúc tích cực, vui tươi, từ đó kết quả công việc cũng trở nên khả quan hơn rất nhiều. Mình rất thích đọc sách, thế nhưng mỗi lần không có thời gian đọc sách khiến tâm trạng mình dường như rất tệ. Mình cảm thấy không yêu bản thân đủ nhiều, giống như việc mình đối xử không tốt với não bộ của bản thân vậy. Vậy nên để hạn chế điều đó, mình tập trung làm việc mình thích đầu tiên, đều đặn, liên tục mỗi ngày để tránh những cảm xúc không tốt diễn ra trong cả ngày hôm đó.

Khi não bộ ăn đủ những dưỡng chất cần thiết, mình bắt đầu những việc thứ 2 thứ 3 trong danh sách. Mỗi lần làm được điều mình viết ra mình đều thấy bản thân thật tuyệt vời và rất đáng tự hào. Cảm xúc của mình lại đi lên, mình xử lý được rất nhiều công việc khác ngay sau đó. Mà lạ kì là kết quả công việc luôn ở tình trạng rất tốt, tốt như cảm xúc của mình vậy.

Vậy nên lời khuyên của mình là nếu ai chưa biết cách sắp xếp thời gian sao cho hiệu quả, chưa biết làm thế nào để có nhiều thời gian hơn cho gia đình và bản thân thì nên đọc cuốn sách này. Ngay hôm nay, ngay lúc này và ngay sau khi đọc bài chia sẻ của mình!

Lê Nghĩa

Chào các bạn! Mình là Lê Nghĩa - mình tin rằng bất cứ ai cũng đều có thể trở thành phiên bản tốt nhất của chính mình, chỉ cần họ không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức và kĩ năng thì không gì là không thể. Điều duy nhất bạn cần làm đó là tin vào chính mình, chiến thắng sự lười biếng bên trong để tốt hơn chính mình của ngày hôm qua. Mình chắc chắn bạn sẽ đạt được những kết quả tuyệt vời trong tương lai không xa!

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *